政采云小额零星采购采购人完整操作指南

小额采购定义：单次金额低于本地分散采购限额标准（市县货物/服务一般30-50万），适用电子卖场办理，不进场招投标；分**网上超市直购（单人下单）**、**小额在线询价（3家比价）**两种模式，财政资金必须先做采购计划备案。

一、采购前置准备工作

1. 账号权限：单位管理员开通经办人【电子卖场、采购计划、合同、结算】权限。

2. 办理单位CA数字证书，用于电子合同签章、财政备案。

3. 维护收货地址、开票抬头信息，下单可直接选用。

4. 预算核对：财政资金需有对应预算指标；自有资金部分区县免计划备案。

5. 确认品类：货物走网上超市，维保/保洁等服务走服务市场，公车维修、保险走定点专区。

二、第一步：申报小额采购计划（财政资金强制）

1. 左侧菜单【采购计划管理】→【新增采购计划】。

2. 填写项目名称、小额预算总额，选择对应三级采购品目。

3. 采购方式选择：网上超市直购 / 在线询价；组织形式选分散采购。

4. 填写交付时限、售后需求，上传需求附件，提交单位内部审核。

5. 内部审批后推送财政备案，备案通过生成有效计划编号，下单必须绑定。

提示：目录外小额自有资金，多数地区无需申报采购计划，可直接下单。

三、模式一：网上超市小额直购（单次小额、最快流程）

1. 进入【电子卖场】→【网上超市】，搜索商品关键词或打开供应商商品链接。

2. 核对型号、单价、库存、配送区县，加入购物车修改采购数量。

3. 去结算，选择预设收货地址、填写对接人电话。

4. 关联已备案小额采购计划编号，填写交货要求、备注。

5. 提交订单，等待供应商确认接单。

6. 供应商确认订单后，订单页面【起草电子合同】，完善条款后插入CA完成双方签章，自动推送财政备案。

7. 货物送达核对无误，点击【确认收货】，上传盖章验收单PDF完成线上验收。

8. 发起结算单，上传供应商开具的正规发票，提交财务国库支付。

四、模式二：小额在线询价（需要多家比价，规范内控）

1. 电子卖场选择【在线询价】→【发起询价单】，绑定已备案小额采购计划。

2. 录入采购清单：品名、规格、数量、最高限价、交付周期、售后要求。

3. 设置报价截止时间，邀请3家及以上同品类入驻供应商参与报价。

4. 报价周期结束，查看各家报价，按单位内控选定成交供应商。

5. 系统自动生成成交结果公告，后续生成订单、起草合同、收货验收、结算流程与直购完全一致。

五、定点类小额采购（公车维修、保险、印刷）

1. 电子卖场进入【定点服务专区】，筛选当地财政入围定点服务商。

2. 填写小额采购需求，发起服务联系单。

3. 供应商线上报价确认后生成小额订单，签订电子合同履约验收结算。

六、小额采购结算、开票规范

1. 多笔小额同供应商订单可合并创建一张结算单，统一归集一张发票付款。

2. 发票抬头为单位完整全称，品名与订单商品一一对应，金额完全匹配订单总价。

3. 结算单必须上传验收单、发票扫描件，财政审核通过方可支付。

七、小额采购合规红线（严禁违规）

1. 禁止化整为零拆分大额项目，规避分散采购限额，多笔同类小额累计超限额需走项目招标。

2. 财政资金小额采购禁止线下私下交易，无线上订单、合同财务不予付款。

3. 小额询价不得定向只邀请1-2家供应商，必须不少于3家有效供应商。

4. 不得设置排他性需求，限制中小企业参与小额报价。

5. 所有订单、合同、验收、发票线上永久归档，审计可随时调取。

八、高频问题与解决办法

❌ 无法下单：采购计划未财政备案、品目选错、预算额度不足。

❌ 搜不到商品：供应商未开通本省网超/服务市场协议，未勾选本区县销售区划。

❌ 合同不能签章：CA驱动未安装、证书过期，更换Edge浏览器。

❌ 询价找不到3家供应商：扩大检索区县、放宽品类筛选条件。

❌ 小额订单回款慢：确认验收单、发票全部上传完整，联系财政审核结算单。

九、操作小贴士

1. 千元以内零星耗材、办公用品优先直购，流程最快；金额接近限额建议走小额询价留存比价记录。

2. 移动端App仅能浏览商品、查看订单，起草合同、CA签章、发起询价必须电脑PC端操作。

3. 每月汇总小额采购台账，避免同类商品多次拆分下单触发监管预警。

4. 咨询热线：4009622005，处理小额计划备案、下单报错、合同签章、结算异常问题。