政采云采购人完整采购全流程操作指南

核心总览：政采云采购人采购全链路：采购计划备案→下单/比价→电子合同CA签章→履约线上验收→发票上传→结算国库回款。财政资金必须完成计划财政备案，自有资金多数区县可豁免；所有财政支付订单必须平台线上留痕，线下私下交易无法回款。

一、采购前置必备条件

1. 账号权限：单位管理员开通经办人【采购计划、电子卖场、订单管理、合同管理、结算管理】操作权限。

2. 硬件要求：办理单位CA数字证书，用于电子合同备案签章、项目不见面开标解密，仅电脑Edge浏览器支持操作。

3. 基础配置：提前维护收货地址库、单位开票抬头、税号、对公账户信息。

4. 预算要求：财政资金需落实对应可用预算指标，无指标无法提交备案计划。

二、第一步：新增采购计划（财政资金强制）

1. 左侧菜单路径：采购计划管理 → 新增采购计划。

2. 填写项目名称、预估采购金额，精准选择政府采购三级品目。

3. 采购方式勾选：网上超市直购/在线询价/定点服务，组织形式选择【分散采购】。

4. 填写交付期限、技术需求、售后标准，按需上传需求附件，提交单位内部审批。

5. 内审通过推送财政备案，备案成功生成唯一计划编号，后续所有订单必须绑定该编号。

备注：小额自有资金、目录外零星采购，多数区县可直接跳过计划备案下单。

三、方式一：网上超市直购（小额零星首选）

适用范围：分散采购限额以内标准化货物，办公设备、耗材、家具、成品物资等。

1. 工作台进入【电子卖场】-【网上超市】，搜索商品名称或供应商全称筛选商品。

2. 核对型号、售价、库存、配送覆盖区县，加入购物车修改采购数量。

3. 结算页选择预设收货地址，填写对接人联系方式，绑定已备案采购计划编号。

4. 提交订单等待供应商确认接单，可一键催促商家处理。

5. 供应商接单后，订单详情页点击【起草电子合同】，完善质保、付款条款。

6. 插入单位CA完成双方电子签章，合同自动推送财政备案归档。

7. 货物核验无误后线上点击确认收货，上传加盖公章验收单PDF完成验收。

8. 创建结算单，上传供应商正规发票，提交财政发起国库支付。

四、方式二：在线询价（三家比价合规采购）

适用范围：金额偏高、单位内控要求比价，规避化整为零拆分项目风险。

1. 电子卖场-在线询价-发起询价单，绑定已完成备案的采购计划。

2. 录入采购清单：品名、规格参数、数量、最高限价、交付周期、售后要求。

3. 设置报价截止时间，至少邀请3家及以上对应品类入驻供应商参与报价。

4. 报价截止查看全部有效报价，按单位内控规则选定成交供应商。

5. 系统自动发布成交结果公告，自动生成采购订单。

6. 后续起草合同、CA签章、履约验收、发票结算流程与直购完全一致。

重要规则：有效报价不足3家，本次询价作废，需重新发起。

五、方式三：服务市场采购（条幅、维保、广告、保洁等服务）

适用范围：广告条幅定制、图文印刷、设备维修维保、保洁、技术服务等非货物类项目。

1. 电子卖场进入【服务市场】，检索对应服务品目（C231501广告宣传服务、C05维修保养服务）。

2. 选定服务商品加入购物车下单，关联备案采购计划。

3. 起草电子合同，明确服务内容、工期、质保期限、验收判定标准。

4. 服务全部完成后线上验收，上传服务确认单扫描件。

5. 上传服务类增值税发票，创建结算单提交财政回款。

六、方式四：定点服务采购（公车维修、公务保险、定点印刷）

1. 电子卖场打开【定点服务专区】，筛选财政年度统一入围定点服务商。

2. 填写完整采购需求，发起线上服务联系单。

3. 供应商线上报价确认后生成正式订单，签订电子合同并备案。

4. 服务履约完毕完成线上验收，上传发票走结算付款流程。

提示：定点服务商无法自主入驻，由当地财政局定期征集评审确定。

七、方式五：限额以上分散项目（线上开标+专家评审）

适用范围：采购金额达到本地分散采购限额标准，需走正式电子化招投标。

1. 采购计划财政备案通过，进入【项目采购】模块新建采购项目。

2. 编制采购文件、发布采购公告，系统随机抽取政府采购评审专家。

3. 开标当日进入不见面开标大厅，供应商CA远程解密投标文件、系统自动唱标。

4. 专家线上独立评审、询标答疑，出具正式评审报告。

5. 发布中标公告，下载中标通知书，签订项目类电子合同。

6. 履约验收、资料归档、发票上传、财政国库支付收尾。

八、合同、验收、结算硬性规范

1. 财政资金订单必须完成双方CA电子签章，合同推送财政备案后方可作为付款依据。

2. 每笔订单必须线上确认收货/服务验收，加盖公章验收单作为结算必备附件。

3. 发票抬头、货物/服务品名、价税合计金额必须与订单、合同完全匹配。

4. 同一供应商多笔小额订单可合并为一张结算单、合并开具一张发票集中付款。

5. 全流程平台永久留痕归档，审计可随时调取，禁止事后补单、线下交易。

九、合规禁止红线

1. 严禁化整为零拆分大额项目，规避公开招标限额要求。

2. 询价采购不得仅邀请1-2家供应商，必须满足3家有效报价规则。

3. 禁止先供货/先提供服务，后期补录平台订单与合同。

4. 采购需求不得设置排他性、倾向性条款，保障中小企业公平竞争。

十、常见问题快速解决

❌ 无法提交下单：采购计划未完成财政备案、品目选错、预算指标不足

❌ 检索不到商品：供应商未开通本省协议、协议未勾选本区县销售区划

❌ 合同无法签章：CA证书过期、驱动未安装、浏览器不兼容，更换Edge无痕模式

❌ 回款周期过长：验收单、发票附件不全，等待财政内部审核流转

十一、咨询联系方式

流程报错、权限缺失、合同异常、开标解密问题可致电：4009622005