政采云订单履约流程｜供应商发货，验收，结算全流程操作
发布时间：2026-05-22政采云供应商订单履约全流程操作指南
政采云订单履约是供应商从接单到完成结算的闭环流程，核心包含接单确认、备货发货、合同签署、验收配合、开票结算、售后归档六大环节，全程线上留痕，需严格按平台规则与采购方要求执行。
一、履约前准备
权限：开通交易管理岗-订单/合同/结算权限
消息：开启APP/站内信订单提醒，避免超时
库存：核对商品型号、数量、规格，确保现货充足
资质：备好产品合格证、检测报告、授权文件等
二、第一步：接单确认（核心时效）
| 操作节点 | 操作要点 | 注意事项 |
| 接收订单 | 工作台→交易中心→订单管理→待接单 | 15分钟内响应，超时可能自动取消 |
| 核对订单 | 商品、数量、地址、交货期、是否要合同 | 有异议立即沟通，可议价改价 |
| 接单/拒单 | 点击“接单”；拒单需填真实原因 | 无故拒单影响信用，频繁拒单限流 |
三、第二步：备货与发货（履约核心）
备货出库：按订单打包，贴送货单，注明订单号、采购单位、联系方式；大件做好防护，留存出库单/装车照
物流选择：选平台认可物流（顺丰、中通、德邦等）；大件用专车，留存底单
线上发货：订单详情→“发货”→选物流公司→填真实有效运单号→上传物流面单/出库单→提交
同步通知：主动告知采购方物流单号、预计到货时间，便于跟踪
四、第三步：合同签署（按需）
采购人下单选“需要合同”：接单后系统自动生成合同，双方线上签章
未选合同需补签：订单详情→“生成合同”→起草→双方确认签章
合同要点：金额、规格、工期、验收标准、付款周期、质保条款
五、第四步：验收配合（关键节点）
| 验收类型 | 供应商配合要点 | 平台操作 |
| 到货验收 | 核对数量、外观、型号，提供合格证 | 采购方线上确认收货 |
| 安装调试 | 按时上门，调试正常，签安装单 | 上传安装/调试报告 |
| 正式验收 | 7日内配合验收，提供完整资料东兴市人民政府 | 采购方出具验收书东兴市人民政府 |
六、第五步：开票与结算（收尾）
开具发票：验收合格后7个工作日内开合规发票（专票/普票），信息准确
上传发票：订单详情→结算管理→上传发票（清晰扫描件）→提交审核
等待付款：财政资金审核周期7-30天，留意到账通知
结算确认：到账后核对金额，完成订单闭环
七、第六步：售后与归档
质保期内响应售后，按合同提供维修/更换服务
归档订单：电子档（合同、验收书、发票、物流单）保存≥3年
评价互评：交易完成后双方互评，提升店铺信用
八、常见问题与风险提示
超时发货：延迟赔付、扣分、限流；提前沟通并留证
验收不通过：无条件换货/维修，承担往返运费
发票错误：重开影响付款周期，严格核对信息
物流异常：及时跟踪，异常第一时间沟通并补发
九、履约关键路径汇总
工作台→交易中心→订单管理→待接单→接单→备货发货→（生成合同）→验收配合→上传发票→结算→售后归档
