政采云采购人采购全流程完整操作指南

采购人账号由当地财政局统一开通，区分经办岗、审核岗；所有财政资金采购必须先申报采购计划并完成财政备案，常用采购渠道包含网上超市直购、在线询价、定点服务采购，完整流程为计划申报、选品下单、电子合同签章、履约验收、结算备案付款。

一、采购前期基础准备工作

1. 账号权限配置：单位管理员登录后台，给经办人开通电子卖场、采购计划、合同管理、验收结算权限，无子账号无对应操作菜单。

2. 办理单位CA数字证书，用于电子合同签章、项目评审，无CA无法生成正式备案合同。

3. 提前维护收货地址库，路径为系统管理配置管理收货地址管理，下单可直接选用预设地址。

4. 落实年度预算指标，财政资金采购需确保预算下达，部分地区要求提前发布采购意向公示。

二、第一步：申报采购计划（财政资金强制要求）

1. 左侧菜单打开采购计划管理新增采购计划。

2. 填写项目名称、预算总金额，选择对应政府采购三级品目，采购方式勾选网上超市或在线询价。

3. 填写交付时限、技术参数、售后需求，上传需求附件，保存后提交单位内部审核。

4. 内部审批完成推送财政备案，备案通过生成有效计划编号，下单时必须关联该计划。

5. 自有资金采购部分区域无需计划备案，以当地财政局规则为准。

三、方式一：网上超市直购（小额零星采购，使用率最高）

1. 工作台进入电子卖场网上超市，输入商品名称搜索，也可直接打开供应商发送的商品链接。

2. 核对型号、单价、库存、配送覆盖区县，加入购物车修改采购数量。

3. 前往结算，选择预设收货地址，填写对接人及联系电话。

4. 关联已完成财政备案的采购计划编号，填写交货期限、特殊需求备注。

5. 提交订单等待供应商确认接单，可点击提醒接单催促商家处理。

6. 供应商确认订单后，订单页面起草电子合同，完善条款后使用单位CA完成双方电子签章。

7. 货物送达现场核对无误，订单页面点击确认收货，组织内部验收并上传盖章验收单PDF。

8. 验收通过后发起结算单，上传供应商开具的正规发票，提交财务走国库支付流程。

四、方式二：在线询价（多供应商比价采购）

1. 电子卖场选择在线询价发起询价单，绑定已备案采购计划。

2. 录入采购清单，包含品名、规格、数量、技术参数、最高限价、交付周期。

3. 设置报价截止时间，邀请三家及以上对应品类入驻供应商参与报价。

4. 报价周期结束查看各家报价，按照单位内控规则选定成交供应商。

5. 系统自动生成成交结果公告，后续生成订单、起草电子合同、收货验收流程与网超直购完全一致。

五、方式三：定点服务采购（公车保险、车辆维修、定点印刷）

1. 电子卖场进入定点服务专区，选择对应定点业务类型。

2. 查看财政统一入围定点服务商，填写完整采购需求发起服务联系单。

3. 供应商线上报价确认后生成采购订单，签订电子合同。

4. 服务完成后线上验收，创建结算单上传发票办理付款。

六、电子合同、验收、结算规范要求

1. 订单确认后7日内完成电子合同签署，双方CA签章完成自动推送财政备案归档。

2. 严禁线下先行供货、后补平台订单与合同，无线上合同财政资金不予支付。

3. 验收完成必须上传加盖单位公章验收单PDF，作为结算必备附件留存。

4. 同一供应商多笔小额订单可合并创建一张结算单，统一归集发票付款。

5. 采购计划、订单、电子合同、验收单、发票全套资料线上永久归档，审计可随时调取。

七、采购常见问题与处理办法

❌ 搜不到目标商品：供应商未开通本省网超协议，或商品销售区划未勾选本区县。

❌ 无法发起订单：采购计划未完成财政备案、品目选错、预算指标金额不足。

❌ 合同不能签章：CA驱动未安装、证书过期、浏览器不兼容，推荐使用Edge浏览器。

❌ 收货地址无法保存：省市区层级未完整选择，联系人手机号格式错误。

❌ 商品无法加入购物车：该供应商未上架对应三级品目商品。

❌ 定点专区看不到服务商：该批次定点征集已结束，服务商未入围本轮框架。

八、合规采购重要提醒

1. 禁止拆分采购项目规避分散采购限额标准，严禁化整为零多次小额下单。

2. 采购需求描述不得设置排他性条款，保障多家供应商公平参与竞争。

3. 所有财政资金交易全程线上留痕，线下纸质订单、私下合同不具备付款依据。

4. 移动端App仅能浏览商品、查看订单，无法起草合同、CA签章、发起询价，核心操作必须电脑PC端完成。

5. 咨询热线：4009622005，可处理下单报错、合同签章异常、采购计划备案、商品检索异常问题。