政采云采购人自行采购完整操作流程｜自行采购计划申报、网超直购 / 线下自行采购备案、限额标准、全套归档步骤
发布时间：2026-07-06政采云采购人自行采购完整操作全流程
适用范围：集中采购目录以外、未达分散采购限额标准的小额零星货物/服务；目录内小额未达集采起点也可走自行采购。分两大操作模式：①电子卖场线上自行采购（推荐）；②线下自主采购后线上备案。申报采购计划时组织形式统一选择【自行采购】。
一、前置基础条件
1. 采购人主账号登录，切换对应省市租户，账号分配采购经办人、计划审核岗权限；
2. 财政预算指标已下达，有可用经费额度；
3. 采购金额未达本地分散采购限额，同品目年度累计不超限额；
4. 办理单位CA数字证书，用于合同电子签章、备案；
5. 内部制定自行采购内控流程，留存比价、验收、发票全套纸质材料。
二、模式一：电子卖场线上自行采购（自行采购专区/网超直购，主流）
1. 第一步：申报自行采购计划（核心必填）
1. 工作台左侧【采购计划管理】→【采购计划申报】→新增计划；
2. 选择对应预算指标、资金类型，填写三级政府采购品目、数量、预算金额；
3. 关键选项：组织形式勾选【自行采购】，采购方式选【电子卖场-网上超市/自行采购专区】；
4. 填写采购用途、交付时间，按需上传采购需求说明附件；
5. 提交单位内部审批+财政备案审核，计划状态变为“已下达可使用”。
2. 第二步：自行采购专区选购商品下单
1. 左侧菜单【电子卖场】→【自行采购专区】（无专区直接进入网上超市）；
2. 搜索商品，筛选入驻供应商，加入购物车，同商家合并结算；
3. 去结算页面，关联已审核通过的自行采购计划，系统自动校验品目、金额；
4. 填写收货地址、交货时限，提交单位内部订单审批；
5. 审批通过生成正式订单，等待供应商接单发货。
3. 第三步：履约验收、起草合同、财政备案
1. 货物送达核对规格数量，工作台订单管理点击【线上验收】，上传验收单照片；
2. 进入【合同管理】→待起草合同，系统自动带出订单明细；
3. 补充付款、质保条款，双方CA电子签章；
4. 签章完成2个工作日内提交财政备案，备案完成作为国库支付凭证。
三、模式二：线下自主采购（平台无对应商品，线下比价采购后线上备案）
适用：电子卖场无对应货品、特殊定制类，线下≥3家供应商比价采购，事后线上补录备案。
1. 先申报采购计划，组织形式选【自行采购】，财政审核下达；
2. 线下流程：发布简易询价、收集3家以上报价单、内部评审确定成交供应商；
3. 线下签订纸质合同、完成供货、组织验收、取得正规发票；
4. 回到政采云工作台【项目采购】→【自行采购备案】；
5. 录入成交供应商名称、品目、成交金额、交付周期；
6. 批量上传备案附件：比价报价单、线下合同、验收单、发票扫描件；
7. 提交财政线上备案，完成自行采购全流程留痕归档。
四、自行采购在线询价操作（小额多家比价自行采购）
1. 绑定自行采购备案计划，进入电子卖场【在线询价】；
2. 录入采购清单、预算、交付要求，邀请≥3家入驻供应商；
3. 设置报价截止时间发布询价公告；
4. 报价结束择优确定成交供应商，系统自动生成订单；
5. 验收、签章、合同备案流程同线上直购。
五、自行采购计划申报常见填报要点
组织形式：必须选【自行采购】，不可选集中采购、委托代理；
采购方式区分：线上卖场选电子卖场；线下线下采购选“线下自行采购备案”；
品目统一：计划、订单、合同三级品目完全一致，系统强制校验；
金额控制：单笔、年度累计不超过本地分散采购限额，超限额必须走招标/磋商；
采购意向：多数地区要求提前公示采购意向，自行采购同样需公示。
六、自行采购高频驳回、操作异常处理
❌ 计划无法选自行采购：金额超分散采购限额，需改用公开招标/竞争性磋商；
❌ 订单无法关联计划：计划组织形式选错为集中采购，重新修改计划；
❌ 线下备案审核驳回：缺少3家比价单、无验收单、发票附件缺失；
❌ 找不到自行采购专区：切换本省租户，部分地区统一合并至网上超市；
❌ 子账号无法申报计划：主账号在员工管理开通采购计划申报权限；
❌ 合同无法备案：未完成线上验收、缺少CA电子签章。
七、自行采购合规硬性要求（财政重点核查）
1. 无预算不采购，必须先申报自行采购计划并备案；
2. 线下自行采购必须三家及以上有效报价，单一来源需单独走单一来源公示审批；
3. 全部交易线上留痕，线下纸质材料同步上传平台归档；
4. 同品类货物拆分多笔小额采购规避限额属于违规，财政会预警核查；
5. 年度同品目累计金额超限额，下一批次必须走分散采购委托代理。
八、重要注意事项
1. 各省分散采购限额标准不同，以当地财政当年目录文件为准；
2. 自有资金部分地区可简化计划流程，财政资金必须完整计划+备案；
3. 自行采购不等于不用备案，无论线上线下均需在政采云完成财政备案；
4. 客服热线4009622005，可处理自行采购计划申报、线下备案上传、专区入口缺失问题。
