政采云采购人完整采购操作全流程｜从账号配置→计划申报→下单履约→合同备案
发布时间：2026-06-25政采云采购人完整采购操作步骤
整体主线：账号权限配置 → 申报采购计划（财政资金必做）→ 选购商品下单 → 收货线上验收 → 电子合同签章+备案；财政资金订单必须绑定已审核通过的采购计划，无计划无法完成备案与国库付款。
一、第一步：账号基础配置（管理员操作）
单位主管理员登录账号，进入【系统管理】→【岗位管理】，开通三类岗位：采购经办人、订单审核岗、合同管理员。
【员工管理】新增子账号，分配对应岗位权限，设置内部审批流程（经办人发起→分管领导审核）。
维护基础资料：
【收货地址管理】预先录入多个收货地点，设置默认地址；
【开票信息】保存单位抬头、税号、开户行信息；
申领并绑定CA数字证书，用于合同电子签章。
二、第二步：申报采购计划（财政资金硬性前置）
菜单路径：工作台 →【采购计划管理】→【采购计划申报】→【新增计划】。
填写核心内容：
选择预算指标、资金类型（财政资金/自有资金）；
精准选择三级政府采购品目（货物/服务类目必须和后续订单保持一致）；
填写采购数量、预算金额、采购用途、预计采购时间。
按当地财政要求发布采购意向公示（大部分地区要求提前30天公示）。
保存后提交单位内部+财政两级审核，审核完成计划方可被订单关联调用。
草稿/待审核单据：可直接编辑修改；已备案下达的计划，只能走【取消采购】流程作废，重新申报。
三、第三步：四种采购下单方式（电子卖场）
方式1：网上超市直购（小额零星采购，最常用）
进入【电子卖场】→【网上超市/服务市场】，搜索商品名称、品牌。
核对商品规格、质保、配送区域，加入购物车；多家商品分开结算，同一家可合并下单。
去结算，选择预设收货地址，在【关联采购计划】选中已审批的计划单号。
填写采购备注，提交单位内部审批。
审批通过自动生成正式订单，等待供应商接单、发货。
方式2：在线询价（多家比价，限额内比价采购）
电子卖场→【在线询价】→【新增询价单】，绑定采购计划。
录入采购清单、预算、交货期限、资质要求。
手动邀请≥3家入驻供应商，设置报价截止时间，发布询价公告。
报价结束后对比价格，择优确认成交单位，系统自动生成订单。
方式3：框架定点采购（车险、印刷、维保、公务用车）
进入【框架协议采购专区】，选择当年入围定点供应商。
填写采购需求，生成定点采购联系单，关联采购计划，走内部审批。
供应商出具保单/服务方案后生成正式订单。
方式4：项目招标（超分散采购限额）
进入【项目采购】模块，新建招标/竞争性磋商项目，编制采购文件，发布公告、线上开标评审，中标后生成成交结果。
四、第四步：订单履约、线上验收
工作台→【交易中心】→【订单管理】，实时查看接单、物流进度。
货物送达后核对数量、规格、质量；服务项目核对完工成果。
点击【确认收货】，进入线上验收页面：填写验收意见，上传验收单、现场照片。
验收不合格：发起退换货、协商补货；验收合格方可进入合同环节。
五、第五步：起草电子合同+线上备案（付款凭证）
菜单：【合同管理】→【待起草合同】，系统自动带出订单全部信息。
补充付款节点、质保、售后、违约责任条款，上传报价单、技术方案附件。
采购人插入CA完成电子签章，推送供应商完成签章。
双方签章完毕，2个工作日内提交财政备案，合同自动同步至政府采购网公示。
财务凭备案合同、订单、发票办理国库集中支付。
六、订单撤回与取消规则
待内部审批的预订单：直接撤回，退回草稿修改；
供应商未接单：订单页面点击【取消订单】，填写取消理由；
已接单已发货：必须双方协商一致，发起订单终止流程；
已验收完成：不能取消订单，只能通过合同变更或补充协议调整。
七、常见操作报错解决
无法关联采购计划：计划未财政审核、品目不匹配、预算金额不足；
商品加入不了购物车：商品下架、配送范围未包含本区县、协议已过期；
合同不能下载：未完成双方签章、未提交备案；
找不到对应商品：没有切换到本省租户，品目选错货物/服务大类。
八、重要合规要求
财政资金订单，采购计划、订单品目、合同品目三者必须完全一致，严禁无计划采购；
全部采购留痕：意向、计划、订单、验收单、合同、发票统一归档备查；
跨年度采购项目，分年度单独申报采购计划，不可一计划跨年使用。
客服热线：4009622005。
