政采云供应商销售商品开票全流程操作指南

核心说明：政采云仅做发票归档、结算备案载体，无开票功能；发票必须通过企业电子税务局/税控设备自行开具，再上传发票文件至结算单，采购人凭平台备案发票走国库支付回款。

一、开票前准备：获取采购人完整开票资料

1. PC端登录政采云，左侧【订单管理】【我的订单】，找到已完成收货验收的订单。

2. 打开订单详情/电子合同，复制采购单位完整开票信息：单位全称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号（专票必填）。

3. 核对订单明细：商品名称、规格、数量、含税总金额，发票票面金额必须和订单成交总价完全一致。

4. 区分发票类型：小规模开增值税普通发票；一般纳税人可开专票/普票，以采购人财务要求为准。

二、税务端开具发票标准规范（财政报销硬性要求）

1. 票面抬头：完整采购单位全称，禁止简写、简称。

2. 商品名称：如实填写具体货物/服务名称，禁止笼统开具办公用品一批；多品类必须附带税务系统销货清单，清单加盖发票专用章。

3. 金额规则：含税总价=订单销售总价，单价、数量与平台订单一一对应，税率按企业资质正常开具。

4. 盖章要求：纸质发票加盖清晰发票专用章；数电电子发票自带电子签章无需额外盖章。

5. 多单合并开票：多笔同单位订单合并开票，总额与多订单合计金额匹配，平台结算单可关联多张订单上传同一张发票。

三、平台上传发票完整操作步骤（结算必备）

1. 前置条件：采购人已确认收货、完成线上验收，生成验收单。

2. 入口路径：左侧【结算管理】【结算单列表】，可由供应商新建结算单，关联对应成交订单。

3. 进入结算单详情，下滑找到【发票信息】板块，点击【新增发票】。

4. 录入票面信息：发票代码、发票号码、开票日期、价税合计金额。

5. 上传发票文件：纸质发票清晰扫描PDF/图片；数电发票上传XML、PDF原件，单文件≤5M。

6. 核对订单、合同、发票三者金额一致，保存发票信息。

7. 通知采购人审核结算单，采购人确认后提交财政备案，进入国库付款流程。

时效要求：采购人创建结算单后48小时内完成发票上传，避免延误回款。

四、两种开票模式区分

模式1 一票一单（推荐，审核通过率高） 一笔订单对应一张发票，票面明细和订单商品完全匹配，结算单仅关联单个订单，财务核验无异议。

模式2 多单合并开票（集中开票） 同一采购单位多笔小额订单合并开具一张总发票；新建结算单时勾选全部对应订单，上传同一张发票，总额等于多订单合计总价。

提示：关联财政预算计划的订单，多数区县仅支持集中合并开票。

五、服务类/维修维保开票特殊要求

1. 税收分类编码选择维修保养服务，票面标注维修、维保、技术服务。

2. 包工包料维修：分开列明劳务服务费、配件商品，或附销货清单区分明细。

3. 年度打包维保：发票项目为维保服务，总价与服务商品平台售价保持一致。

六、发票上传高频驳回原因与整改

❌ 发票金额和结算单订单总价不一致：作废/红冲重开，票面金额严格匹配订单金额。

❌ 商品名称笼统无清单：补开税务系统销货清单并盖章，重新上传。

❌ 采购单位名称、税号填写错误：红字冲销原发票，重新开具正确抬头。

❌ 发票图片模糊、缺章、遮挡关键信息：重新清晰扫描完整票面。

❌ 未上传验收单：返回订单详情上传采购人签字盖章验收扫描件。

❌ 结算单未关联对应电子合同：重新绑定订单对应的线上合同。

七、回款与合规重要提醒

1. 严禁先收款后补票、线下私开发票，财政资金仅认可平台备案的正规发票。

2. 所有订单必须线上生成合同、验收、上传发票完整留痕，线下发票无法单独用于国库支付。

3. 妥善保管发票原件、销货清单至少10年，财政审计会抽查核验。

4. 发票上传后不可随意删除，如需更换发票先联系采购人退回结算单再重新上传。

5. 咨询热线：4009622005，处理结算单发票上传失败、单据驳回、回款流程查询问题。